Blogi

5 vinkkiä paremman tekstin kirjoittamiseen

 

 

Iso osa tietotyöläisen päivästä menee erilaisten tekstien parissa. Sähköpostien, raporttien, pöytäkirjojen, tiedotteiden, uutiskirjeiden ja mainospostien määrä on loputon – viestiä pukkaa enemmän kuin ehtisi oikeastaan työajallaan lukeakaan. Kun lukemiseen käytettävä aika on rajallinen, ei aikaa viitsisi käyttää huonojen tai edes kohtalaisesti kirjoitettujen tekstien parissa.

 

Milloin viimeksi sinä pohdit oman tekstisi laatua? On erittäin helppoa tunnistaa vaikealukuinen tai runsaasti kielioppivirheitä sisältävä teksti, mutta oletko koskaan pohtinut, miltä sinun tekstisi näyttää ulkopuolisen silmin? Oletko miettinyt, miten voisit parantaa tekstisi laatua niin, että se palvelisi mahdollisimman hyvin lukijoitaan? Kirjoitustaitojen parantaminen ei välttämättä vaadi pitkiä kalvosulkeisia kieliopista tai paluuta peruskoulun äidinkielen tunneille. Tekstitaitoja voi kehittää jo pelkästään kiinnittämällä huomiota näihin viiteen asiaan!

 

1. Seuraa punaista lankaa

Hyvä teksti on johdonmukainen ja sen etenemistä on helppo seurata. Yleensä sekava, asiasta toiseen päättömästi hyppelevä teksti on huonosti suunniteltu ja asiat on kirjoitettu paperille mieleentulojärjestyksessä. Varsinkin pidempiä tekstejä laatiessa asioiden pääkohdat kannattaa kirjoittaa ylös esimerkiksi ranskalaisilla viivoilla. Tällä varmistat myös sen, että muistat kirjoittaa tekstiin kaiken oleellisen.

 

2. Varmista sidosteisuus

Johdonmukaisuuden ohella tekstin toinen tärkeä ominaisuus on sidosteisuus. Sidosteisuudella tarkoitetaan sitä, että tekstin eri osat, kuten virkkeet ja kappaleet, liittyvät toisiinsa niin, että niistä muodostuu looginen kokonaisuus. Sidosteisessa tekstissä lukijan on helppo seurata, miten seuraava virke tai kappale liittyy edelliseen tekstiin tai muuttuuko aihe uuden kappaleen alkaessa. Tarkista, kulkeeko tekstin juoni loogisesti virkkeestä ja kappaleesta toiseen ja onko kappaleen sisällä irrallisia virkkeitä, jotka eivät kytkeydy muuhun tekstiin. Voit osoittaa sidosteisuutta esimerkiksi käyttämällä konjunktioita (että, jotta, koska, kun) ja suhteita kuvaavia ilmauksia (toisaalta, ensinnäkin, lisäksi).

 

Esimerkki tekstistä, joka ei ole sidosteista:

Ohjelmiston käyttäminen voi olla vaikeaa. Työntekijä ei ole saanut koulutusta IT-osastolta. Yritykseen ei ole palkattu riittävästi kouluttavia työntekijöitä. Koulutuksen voi myös ostaa ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

 

Esimerkki tekstistä, joka on sidosteista:

Ohjelmiston käyttäminen voi olla vaikeaa, jos työntekijä ei ole saanut koulutusta IT-osastolta. Tämä voi johtua siitä, ettei yritykseen ole palkattu riittävästi työntekijöitä kouluttajiksi. Toisaalta koulutuksen voi myös ostaa ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

 

3. Vältä lauseenvastikkeita ja pitkiä virkkeitä

Lauseenvastikkeilla voi korvata sivulauseen (esim. ”Päivityksen tehtyäsi järjestelmä kannattaa käynnistää uudelleen.”), mutta niiden liikakäyttöä kannattaa välttää, sillä runsaasti lauseenvastikkeita sisältävät virkkeet tekevät tekstistä raskaan luettavan. Tarkista myös, ettei tekstissäsi ole liian pitkiä virkkeitä. Hyvä perussääntö on, että yhdessä virkkeessä saisi olla korkeintaan 14 sanaa.

 

4. Kiinnitä huomiota sanavalintoihin ja tyyliin

Hyvin laadittu teksti huomioi kohderyhmänsä, mikä näkyy esimerkiksi tekstin tyylissä ja sanavalinnoissa. Sanaston suhteen teksti kannattaa pitää mahdollisimman yleistajuisena ja välttää vieraampia sivistyssanoja tai ammattislangia, jotta lukija varmasti ymmärtää, mistä on kyse. Hyvä kirjoittaja kiinnittää myös huomiota asioiden esitystapaan eli tyyliin. On eri asia kirjoittaa asiakkaalle: ”Minä en nyt ehdi tekemään tätä sinulle!” kuin ”Valitettavasti olen nyt kiireinen, mutta palaan asiaan loppuviikosta, kun kalenterini on väljempi.”

 

5. Tarkista kielioppi

Yleisimmät kielioppivirheet liittyvät ensisijaisesti yhdyssanoihin ja pilkkusääntöihin. On hyvin tavallista, että yhdysviiva unohtuu, kun yhdyssanan alkuosana on sanaliitto (esim. B2B-markkinointi, SaaS-malli, OMX Helsinki -indeksi). Kun sanaliitossa on vain yksi sana (esim. CRM-järjestelmä, Oscar-palkinto, Teams-kokous), yhdysmerkki tulee heti sanan perään ilman välilyöntejä. Jos sanaliitto koostuu kahdesta tai useammasta sanasta (esim. Tecnology Fast 50 -listaus), tulee ennen yhdysviivaa välilyönti.