Blogi

Viestinnän unohdettu näkökulma

 

Hyvästä viestinnästä ja viestinnän merkityksestä organisaatioille jaksetaan puhua vuodesta toiseen. Niin toki pitääkin, sillä hyvän viestinnän roolia yritysten menestystarinoissa ei voi olla korostamatta tarpeeksi. Näkökulma on kuitenkin aina sama. Onnistuneen viestinnän piirteiksi mainitaan esimerkiksi hyvät viestintäkanavat, viestinnän suunnittelu, selkeästi määritellyt viestinnän vastuuhenkilöt, säännöllinen viestintä ja harkitusti valittu kohderyhmä. Se on totta, että viestintä harvemmin onnistuu, jos jokin edellä mainituista ei toteudu. On kuitenkin yksi näkökulma, joka keskusteluista tuntuu unohtuvan aina. Se voi kuitenkin vesittää koko toimivan viestintästrategian, jos viestinnän heikkous on tällä osa-alueella: viestinnän kielellisellä puolella.

 

Hyvä viestinnän kieli on kielioppisääntöjä noudattavaa, kohderyhmänsä huomioivaa ja ennen kaikkea rakenteellisesti toimivaa tekstiä. Viestintä ei voi onnistua, jos se aiheuttaa sanavalintojen, huonon kieliopin tai epäselvän lauserakenteen vuoksi väärinymmärryksiä tai vastaanottaja ei ymmärrä viestiä lainkaan. Tässä tapauksessa tekstin kielioppivirheet ovat ehkä pienin ongelma, vaikka ne tietty voivat ärsyttää ja herättää lukijassa epäluottamusta tekstin kirjoittajaa tai taustalla olevaa organisaatiota kohtaan. Yhdyssana- ja pilkkuvirheet onneksi useimmiten ”vain” ärsyttävät, ja väärinymmärtämisen mahdollisuus on melko pieni. Kirjoittajan näkökulmasta kielioppivirheet ovat tekstin helpoiten korjattava puoli – kun vaan käyttäisi edes puolikkaan päivän kielenhuollon kurssilla tai omatoimisesti oppikirjan parissa.

 

Kieliopillisesti oikein kirjoitettu teksti ei silti välttämättä ole hyvin kirjoitettu teksti. Jos kirjoittajan ongelmat liittyvät lauserakenteisiin, niiden korjaaminen on jo haastavampaa. Luultavasti jokainen meistä on ollut tilanteessa, jossa olemme lukeneet virkkeen ensin yhden kerran, mutta joutuneet palaamaan siihen jopa useamman kerran uudelleen, kun tekstiä ei vain ollut mahdollista ymmärtää kertalukemalla. Mitä enemmän teksti sisältää vaikeita lauserakenteita, sitä suurempi riski on sille, että ainut lukijalle mieleen jäänyt asia on se, että olipa vaikeasti luettava teksti, jonka sisällöstä en ymmärtänyt mitään. Kukaan ei halua, että näin käy tekstille, jonka tarkoitus olisi myydä yrityksen tuotetta tai tiedottaa asiakasta jostain tärkeästä muutoksesta, kun viestin ydinasia jää vastaanottajalta ymmärtämättä.

 

Viestin väärinymmärtäminen on oikeastaan todella helppoa. Toisinaan jo yksi väärä sanavalinta voi muuttaa koko virkkeen merkityksen, vaikka lauserakenteessa ei sinänsä olisi mitään ongelmia. Tutkin pro gradu -tutkielmassani erään ohjelmistoyrityksen henkilöstön kirjoittamien tiedotteiden kieltä. Tiedotettava asia oli jokaiselle kirjoittajalle sama, mutta kirjoittajat saivat vapaan tyylin toteuttaa tekstinsä. 36 tiedotetekstin kielellisissä keinoissa esiintyi valtavasti variaatiota, ja toiset keinot toimivat paremmin kuin toiset. Tiedotteessa oli esimerkiksi tarkoitus ilmoittaa, että asiakkaan tulee ottaa itse yhteyttä asiakaspalveluun, jotta ohjelmiston päivitysajankohdasta voidaan sopia. Teksteissä asia oltiin muotoiltu esimerkiksi seuraavilla keinoilla:

 

1. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.

2. Asiakas ottaa yhteyttä asiakaspalveluun.

3. Otathan yhteyttä asiakaspalveluun.

 

Kaikki edeltävät virkkeet ovat kieliopillisesti oikein, mutta mikä seuraavista palvelee tekstin tarkoitusta parhaiten? Kohdan 1 ongelma on se, ettei siinä ilmaista yhteydenoton pakollisuutta, sillä voida-verbi ilmaisee asiaintilan mahdollisuutta, muttei pakollisuutta. Tällöin vastaanottaja ei välttämättä ymmärrä, että yhteydenotto on välttämätöntä, jotta päivitys voidaan tehdä. Kohta 2 on jo parempi, mutta yksikön kolmannessa persoonassa puhuttelu ei ole tiedotetekstissä järkevin persoonamuoto, koska lukija ei välttämättä hahmota, että puhuttelu koskee nimenomaan häntä. Näistä vaihtoehdoista kohta 3 toimisi parhaiten, koska se puhuttelee lukijaa suoraan. Pakollisuutta ilmaistaan -han-liitepartikkelilla, joka tuo kehotukseen kohteliaan, muistuttavan sävyn.

 

Onneksi viestintäasiantuntijoiden rinnalle on alkanut saapua myös kieliasiantuntijoita, joiden tehtävänä on kehittää nimenomaan viestinnän kielellistä puolta. He tarkastelevat tekstejä ennen kaikkea sisältö- ja vastaanottajalähtöisesti kiinnittämällä huomiota esimerkiksi kielioppiin, tekstin rakenneratkaisuihin, tekstin tyylikeinoihin ja sanavalintoihin. Olisikin järkevää, että jokaisessa viestintätiimissä työskentelisi viestintäasiantuntijoiden lisäksi vähintään yksi kieliasiantuntija, tai yritys hyödyntäisi ulkopuolisia kielikouluttajia, jotka auttavat koko yrityksen henkilöstöä parantamaan tekstitaitojaan. Kun tekstien kielellinen puoli on kunnossa, se palvelee yrityksen sisäistä ja ulkoista viestintää, markkinointia ja koko brändikuvaa. Miltä juuri sinun yrityksesi viestinnän kieli näyttää?