Blogi

Viestinnän merkitys organisaatioissa on hankala. Viestintä koetaan hyvin tärkeäksi osaksi organisaation toimintaa, mutta se nähdään paljon suppeampana kokonaisuutena kuin se oikeasti on. Valitettavan usein ajatellaan, että viestintä on vain sisäistä ja ulkoista tiedottamista, ja kunhan yritys vain tuuppaa riittävästi informaatiota eteenpäin, sen viestintä on kunnossa. Viestintä nähdään ainoastaan liiketoiminnan tukitoimintona, jota hyödynnetään yrityksessä vain tarpeen mukaan. Totuus on kuitenkin toinen. Viestintä on kieltä ja kommunikointia, ja ilman niitä yritys ei pysty toimimaan. Siksi on oleellista ymmärtää, että organisaation toiminta itsessään on viestintää. Viestintä ei siis voi olla mikään erillinen saareke, jota joko on tai ei ole. Jos viestintää ei ole, ei ole yritystoimintaakaan.

 

Millä perusteella viestintä ei sitten voi vain olla liiketoiminnan yksi tukimuodoista? Annetaanpa esimerkki yrityksen strategiatyön kautta. Perinteinen strategiatyö menee usein niin, että yrityksen johto laatii strategian, joka tuodaan muun henkilöstön tietoon toimitusjohtajan katsauksessa tai muussa tilaisuudessa. Sen jälkeen keskiportaan johto pitää huolta, että heidän alaisensa toimivat laaditun strategian mukaisesti. Aiheesta on tiedotettu muutamia kertoja ja strategiaan liittyviin infomateriaaleihin on pääsy jokaisella organisaation jäsenellä. Kaikkien on nyt helppo noudattaa laadittua suunnitelmaa, ja näin yritys saavuttaa päämääränsä.

 

Yllä kuvatussa skenaariossa unohtuu kuitenkin kaksi erittäin tärkeää näkökulmaa: kohdeyleisön huomiointi ja viestintäilmapiirin kehittäminen. Ensinäkin strategian laatimisessa mukana olleilla henkilöillä on väistämättä parempi käsitys strategian sisällöstä kuin muilla organisaation jäsenillä. Vaikka strategian laatijoille tavoitteet ovat kristallinkirkkaina mielessä, vastaanottajalle sisältö voi olla aivan hepreaa. Siksi ennen sen viestimistä strategian sisältöä tulisi katsoa kuulijan näkökulmasta. Usein strategiat jäävät helposti liian yleiselle tasolle tai ovat sisällöltään hyvin monimutkaisia, joten sanoman yksinkertaistaminen on yksi tärkeä osa strategiatyötä.

Viestintäilmapiirin kehittäminen on strategiatyön kannalta vielä tärkeämpi, mutta monimutkaisempi tehtävä. Viestintäilmapiirin pitäisi olla myönteinen jo ennen uuden strategian julkaisemista. Hyvä viestintäkulttuuri edistää strategian sisäistämistä, huono taas aiheuttaa muutosvastarintaa, heikentää johdon uskottavuutta ja laskee työmotivaatiota. Viestintäilmapiirin kehittäminen ei kuitenkaan ole mikään muutaman viikon mittainen projekti, vaan jatkuvaa yhteisöllisyyden rakentamista, avointa keskustelua ja yhteistä kehittämistä. Tässä voi jo itsessään olla iso muutostarve organisaatiolle, joka on tottunut viestimään vain yksisuuntaisesti ylhäältä alaspäin.

 

Strateginen viestintä ja hyvä viestintäilmapiiri auttavat ymmärtämään, mikä merkitys strategialla on oman työn kannalta ja kuinka oma työ vaikuttaa koko organisaation toimintaan. Siksi viestinnän ammattilaiset ovat korvaamaton apu strategian suunnittelussa ja hyvän viestintäilmapiirin luomisessa. Jos henkilöstöä ei löydy omasta organisaatiosta, viestinnän asiantuntijoita voi hyödyntää myös ostettuna palveluna. Lisäksi on äärimmäisen tärkeää, että yrityksen jokainen työntekijä ymmärtäisi viestinnän merkityksen omassa työssään ja ottaa siitä vastuuta.